Douaneautoriteiten in de VS en de EU vereisen persoonsgegevens (personally identifiable information, PII) van de afzender en de ontvanger van elke zending. PII zijn alle gegevens waarmee een persoon kan worden geïdentificeerd. Voor douaneaangiften betekent dit naam en adres, die de douanewetgeving vereist, en het e-mailadres en telefoonnummer van de afzender, die het inklaringsproces vereist. Deze vereisten komen voort uit de douanewetgeving en het inklaringsproces, niet van Zonos.
Zonos dient douaneaangiften in voor postoperators. Om een aangifte in te dienen die de douane accepteert, moet Zonos de PII opnemen die de douane vereist. Zonos gebruikt deze uitsluitend om douaneaangiften voor te bereiden en in te dienen, douaneblokkades op te lossen en verplichte administratie bij te houden. Zonos verkoopt geen PII, gebruikt deze niet voor marketing en gebruikt deze niet om AI-modellen te trainen.
De VS en de EU vereisen dezelfde kern-PII, dus één regeling voor gegevensdeling dekt beide.
De VS stelt post met een lage waarde niet langer vrij van invoerrechten, dus elke postzending met bestemming VS heeft een douaneaangifte nodig. Vanaf 22 oktober 2026 moeten vrijwel alle postzendingen als aangifte worden ingediend in het Automated Commercial Environment (ACE) van CBP. CBP vereist de naam en het adres van de afzender en de ontvanger op elke aangifte. Het e-mailadres en telefoonnummer van de afzender zijn vereist voor het inklaringsproces, omdat CBP vragen richt aan de douane-expediteur en alleen de afzender deze kan beantwoorden (zie noot 1).
De EU vereist dezelfde PII van afzender en ontvanger voor veiligheids- en beveiligingscontroles en voor de douaneaangifte. Postzendingen zijn niet langer vrijgesteld.
ICS2 — Het Import Control System 2 van de EU vereist voorafgaande gegevens voor alle goederen die de EU binnenkomen, inclusief postzendingen. Als de ontvanger geen EORI-nummer heeft, zijn diens volledige naam en adres vereist (Irish Revenue, ICS2 Release 3). Lees meer in de Zonos ICS2-gids.
H7-aangifte — Goederen met een lage waarde worden aangegeven met een beperkte gegevensset die gegevens van afzender en geadresseerde bevat (Europese Commissie).
Vrijstelling van €150 beëindigd — Sinds 1 juli 2026 geldt voor pakketten met een waarde tot €150 een tijdelijk douanerecht van €3 (Europese Commissie).
AVG — De douanewetgeving vereist deze PII, dus de verwerking ervan is rechtmatig op grond van artikel 6, lid 1, onder c), van de AVG, dat verwerking dekt die nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Voor zendingen van oorsprong uit de EU omvat dit ook de gegevens van de afzender.
De tabel toont wat Amerikaanse en EU-douaneautoriteiten op elke aangifte vereisen of vragen.
Gegevenselement↕
Doel↕
VS↕
EU↕
Naam afzender
Identificeert de afzender op de aangifte
Vereist
Vereist
Adres afzender
Identificeert de afzender en ondersteunt controles
Vereist
Vereist
E-mail of telefoon afzender
Lost douaneblokkades en documentverzoeken op
Nodig voor inklaring (noot 1)
Gevraagd (noot 2)
Naam ontvanger
Identificeert de geadresseerde op de aangifte
Vereist
Vereist
Adres ontvanger
Identificeert de geadresseerde en de afleverbestemming
Vereist
Vereist
E-mail of telefoon ontvanger
Neemt contact op met de geadresseerde over rechten of blokkades
Gevraagd (noot 3)
Gevraagd (noot 2)
Noot 1: Waarom contactgegevens van de afzender nodig zijn voor Amerikaanse aangiften
Hoewel deze informatie niet rechtstreeks door de Amerikaanse douane wordt voorgeschreven, is ze vereist voor het inklaringsproces. CBP vereist dat erkende douane-expediteurs verantwoord toezicht en controle uitoefenen over de douanezaken die zij behandelen, inclusief het reageren op communicatie van CBP (19 CFR 111.28). Daartoe behoort het kennen van de afzender en contact met hem kunnen opnemen. Zonder contactgegevens van de afzender is de kans groter dat zendingen worden vastgehouden, in beslag genomen of geretourneerd.
CBP richt vragen aan de douane-expediteur. Op grond van 19 U.S.C. 1509(a)(2) kan CBP de importeur, de exporteur en iedereen die "aangiften of invoeraangiften indient" oproepen. Voor een postaangifte is de partij die de aangifte indient de douane-expediteur die door de post van oorsprong is aangewezen. Voor postzendingen is Zonos zowel de douane-expediteur als de importer of record, dus CBP richt zijn vragen aan Zonos.
De douane-expediteur moet reageren. Op grond van 19 CFR 111.29(a) "moet elke douane-expediteur de nodige zorgvuldigheid betrachten ... bij het beantwoorden van correspondentie ... met betrekking tot elke douanezaak die hij als douane-expediteur behandelt." Reageren is een verplichting die aan de vergunning verbonden is.
CBP kan meer vereisen dan de aangiftegegevens. CBP kan voor elke postzending een formele aangifte vereisen (19 CFR 145.12(a)(1)). CBP kan de factuur met een nauwkeurige omschrijving en aankoopprijs vereisen (19 CFR 145.11(b)). En CBP kan "elk document" onderzoeken dat relevant is voor de vraag of de aangifte juist is (19 U.S.C. 1509(a)(1)).
Alleen de afzender heeft die informatie. De afzender is in de praktijk de bron voor informatie die ontbreekt in de postaangifte. De ontvanger weet mogelijk wat hij heeft besteld en betaald, maar productiegegevens, materiaalsamenstelling, oorsprongsdocumenten en onderbouwende facturen moeten mogelijk door de afzender worden verstrekt of verkregen. De douane-expediteur heeft daarom een betrouwbare manier nodig om contact op te nemen met de afzender wanneer die informatie vereist is om de inklaring af te ronden.
Als de vraag onbeantwoord blijft. Goederen zonder correcte aangifte en factuur "kunnen worden onderworpen aan inbeslagname en verbeurdverklaring overeenkomstig § 145.4" (19 CFR 145.11(d)). Het niet overleggen van documenten die CBP opvraagt, kan ook leiden tot boetes voor de importer of record en de indienende douane-expediteur (19 U.S.C. 1509(g), 1641(d)). De zending kan vastgehouden blijven of worden geretourneerd.
Noot 2: Waarom contactgegevens worden gevraagd voor EU-aangiften
Deze informatie is niet EU-breed voorgeschreven, maar kan wel vereist zijn op grond van landspecifieke uitvoering. Ze wordt gevraagd omdat:
Identificatie van afzender en ontvanger vereist is voor de inklaring. EU-aangiften voor postzendingen en invoer met een lage waarde identificeren de afzender onder "Exporteur" en de eindontvanger onder "Importeur". De relevante gegevensvereisten omvatten namen en adressen. In bepaalde gevallen vervangt een EORI-nummer of een andere erkende identificatiecode de noodzaak om naam en adres afzonderlijk op te geven. (Gedelegeerde Verordening (EU) 2015/2446 van de Commissie, bijlage B, gegevenssets H6 en H7, gegevenselementen 13 01 000 000 en 13 04 000 000, inclusief hun subelementen voor naam/adres en opmerking 6; Europese Commissie, Guidance on Importation and Exportation of Low Value Consignments, sectie 2.2.1.2(f)–(h))
E-mailadressen en telefoonnummers geen universele vereiste zijn voor beide partijen. De gemeenschappelijke EU-vereisten voor invoeraangiften leggen geen algemene verplichting op om voor elke zending zowel het e-mailadres of telefoonnummer van de afzender als van de ontvanger te verstrekken. Contactvereisten moeten worden onderscheiden van vereisten voor naam en adres en van contactgegevens die vereist zijn voor de aangever of douanevertegenwoordiger. Ook moet rekening worden gehouden met het toepasselijke nationale aangiftesysteem en de procedure. (Gedelegeerde Verordening (EU) 2015/2446 van de Commissie, bijlage B, groep 13 — Partijen)
De douane aanvullende informatie en documenten kan vereisen. Personen die betrokken zijn bij douaneformaliteiten moeten gevraagde informatie, documenten en bijstand binnen de gestelde termijn verstrekken. De douane kan ook aanvullende documenten vereisen bij de verificatie van een aangifte. (Verordening (EU) nr. 952/2013, Douanewetboek van de Unie, artikelen 15, lid 1, en 188, onder b))
De douanevertegenwoordiger medeverantwoordelijk is voor de verstrekte informatie. De verantwoordelijkheid voor de juistheid en volledigheid van de informatie in de aangifte, en voor de echtheid, juistheid en geldigheid van de ondersteunende documenten, geldt ook voor de douanevertegenwoordiger. Rechtstreeks contact met de betrokken partij helpt om omissies of discrepanties op te lossen. (Douanewetboek van de Unie, artikel 15, lid 2)
De afzender en de ontvanger mogelijk verschillende informatie moeten verstrekken. De afzender is in de praktijk het aanspreekpunt voor productspecificaties, materiaalsamenstelling, productiegegevens en onderbouwende facturen. De ontvanger moet mogelijk aankoopgegevens, het beoogde gebruik of zijn identiteit bevestigen, of toestemming geven voor douanevertegenwoordiging. De douane kan bewijs vereisen dat de vertegenwoordiger gemachtigd is om op te treden. E-mailadressen en telefoonnummers bieden praktische kanalen om deze antwoorden te verkrijgen. (Douanewetboek van de Unie, artikelen 15, 18 en 19)
Onopgeloste vereisten de inklaring kunnen vertragen. Vrijgave hangt af van het voldoen aan de toepasselijke douanevoorwaarden. Als essentiële informatie, documenten of toestemming niet kunnen worden verkregen, kan de inklaring onopgelost blijven. Betrouwbare contactgegevens helpen de partijen om aan die vereisten te voldoen; het ontbreken ervan is op zichzelf geen automatische rechtsgrond voor weigering of retournering. (Douanewetboek van de Unie, artikel 194)
Noot 3: Waarom contactgegevens van de ontvanger worden gevraagd voor Amerikaanse aangiften
Deze informatie is niet voorgeschreven door de Amerikaanse douane. Ze wordt echter gevraagd omdat:
CBP uitdrukkelijk de voorkeur geeft aan contactgegevens van de ontvanger. De regelgeving van CBP voor postgegevens vermeldt telefoon/fax/e-mail van de ontvanger als optioneel en definieert optionele gegevens als niet verplicht, maar wel gewenst (19 CFR 145.74(d)(1)(vi)).
De ontvanger mogelijk moet deelnemen aan de inklaring. CBP kan voor elke postzending, ongeacht de waarde, een formele aangifte vereisen wanneer dat nodig is om de inkomsten te beschermen. Wanneer een formele aangifte vereist is, moet de geadresseerde op de hoogte worden gebracht van de aankomst van de zending en van de wijze waarop de aangifte moet worden gedaan. De regelgeving schrijft e-mail niet voor als kennisgevingsmethode, maar gewone post vertraagt het proces. (19 CFR 145.12(a)(1), (4))
Aanvullende informatie of toestemming van de ontvanger nodig kan zijn. De ontvanger moet mogelijk aankoop- en betalingsgegevens bevestigen, het beoogde gebruik van de goederen toelichten of ondersteunende documenten verstrekken (19 CFR 141.46).
De douane-expediteur zorgvuldig moet reageren op douanecorrespondentie. Douane-expediteurs moeten de nodige zorgvuldigheid betrachten bij het beantwoorden van correspondentie over douanezaken die zij behandelen. Rechtstreekse contactgegevens van de ontvanger stellen de douane-expediteur in staat de antwoorden en documenten te verkrijgen die nodig zijn om te reageren wanneer een vraag betrekking heeft op de transactie of omstandigheden van de ontvanger. (19 CFR 111.29(a))
De ontvanger moet weten wanneer een douanemaatregel de zending raakt. Wanneer postgoederen worden vastgehouden of in beslag genomen, moet de geadresseerde op de hoogte worden gebracht van de maatregel, de reden en, waar van toepassing, het recht om een verzoek tot ontheffing in te dienen. E-mail stelt de douane-expediteur in staat sneller met de ontvanger te communiceren en een reactie te coördineren; het vervangt geen vereiste officiële kennisgeving, die per gewone post wordt verzonden (19 CFR 145.59(b)).
Onopgeloste aangiftevereisten bezorging kunnen verhinderen. Als vereiste informatie of toestemming niet van de ontvanger kan worden verkregen, kan de inklaring onopgelost blijven. USPS vereist dat een zending als onbestelbaar wordt behandeld wanneer deze uit douanebewaring wordt teruggestuurd omdat de geadresseerde niet heeft voldaan aan de vereiste douaneprocedures. Een betrouwbaar contactkanaal helpt de ontvanger om aan die vereisten te voldoen voordat bezorging onmogelijk wordt. (USPS International Mail Manual §766.24)
Beveiliging — Zonos versleutelt PII in rust en tijdens verzending. Toegang volgt het principe van minimale rechten, gebruikt rolgebaseerde controles, vereist meervoudige authenticatie (MFA) voor beheerderstoegang tot productie en wordt elk kwartaal beoordeeld. Zonos beschikt over SOC 2 Type 2- en PCI DSS v4.0.1-attesten, laat elk jaar een onafhankelijke penetratietest uitvoeren en is gecertificeerd onder het EU–U.S. Data Privacy Framework.
Bewaring — Zonos bewaart aangiftegegevens alleen zo lang als de douanewetgeving vereist: in de VS doorgaans vijf jaar (19 CFR 163.4) en in de EU ten minste drie jaar (Douanewetboek van de Unie, artikel 51).
Geen verkoop of marketing — Zonos verkoopt geen PII en gebruikt deze niet voor marketing.
Zonder de PII die de douane vereist, is de aangifte onvolledig en kan de zending niet worden ingeklaard.
Ontbrekende naam of adres — De douane wijst de aangifte af. De zending kan worden vastgehouden, geretourneerd of geweigerd.
Ontbrekend e-mailadres of telefoonnummer — Als de douane de zending vasthoudt, kan niemand worden bereikt om dit op te lossen.
CBP vereist dat douane-expediteurs verantwoord toezicht en controle uitoefenen, wat inhoudt dat zij de afzender kennen en hem kunnen bereiken. Posten kunnen deze gegevens rechtstreeks aan Zonos verstrekken, of Zonos kan deze informatie verzamelen via Verified Accounts en de Zonos-app.
PII-vereisten voor douaneaangiften
PII-vereisten voor douaneaangiften
Waarom Amerikaanse en EU-douaneautoriteiten PII van afzender en ontvanger vereisen voor postzendingen.
Overzicht
Douaneautoriteiten in de VS en de EU vereisen persoonsgegevens (personally identifiable information, PII) van de afzender en de ontvanger van elke zending. PII zijn alle gegevens waarmee een persoon kan worden geïdentificeerd. Voor douaneaangiften betekent dit naam en adres, die de douanewetgeving vereist, en het e-mailadres en telefoonnummer van de afzender, die het inklaringsproces vereist. Deze vereisten komen voort uit de douanewetgeving en het inklaringsproces, niet van Zonos.
Zonos dient douaneaangiften in voor postoperators. Om een aangifte in te dienen die de douane accepteert, moet Zonos de PII opnemen die de douane vereist. Zonos gebruikt deze uitsluitend om douaneaangiften voor te bereiden en in te dienen, douaneblokkades op te lossen en verplichte administratie bij te houden. Zonos verkoopt geen PII, gebruikt deze niet voor marketing en gebruikt deze niet om AI-modellen te trainen.
De VS en de EU vereisen dezelfde kern-PII, dus één regeling voor gegevensdeling dekt beide.
Amerikaanse vereisten
De VS stelt post met een lage waarde niet langer vrij van invoerrechten, dus elke postzending met bestemming VS heeft een douaneaangifte nodig. Vanaf 22 oktober 2026 moeten vrijwel alle postzendingen als aangifte worden ingediend in het Automated Commercial Environment (ACE) van CBP. CBP vereist de naam en het adres van de afzender en de ontvanger op elke aangifte. Het e-mailadres en telefoonnummer van de afzender zijn vereist voor het inklaringsproces, omdat CBP vragen richt aan de douane-expediteur en alleen de afzender deze kan beantwoorden (zie noot 1).
EU-vereisten
De EU vereist dezelfde PII van afzender en ontvanger voor veiligheids- en beveiligingscontroles en voor de douaneaangifte. Postzendingen zijn niet langer vrijgesteld.
AVG — De douanewetgeving vereist deze PII, dus de verwerking ervan is rechtmatig op grond van artikel 6, lid 1, onder c), van de AVG, dat verwerking dekt die nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Voor zendingen van oorsprong uit de EU omvat dit ook de gegevens van de afzender.
Door de douane vereiste PII
De tabel toont wat Amerikaanse en EU-douaneautoriteiten op elke aangifte vereisen of vragen.
Hoewel deze informatie niet rechtstreeks door de Amerikaanse douane wordt voorgeschreven, is ze vereist voor het inklaringsproces. CBP vereist dat erkende douane-expediteurs verantwoord toezicht en controle uitoefenen over de douanezaken die zij behandelen, inclusief het reageren op communicatie van CBP (19 CFR 111.28). Daartoe behoort het kennen van de afzender en contact met hem kunnen opnemen. Zonder contactgegevens van de afzender is de kans groter dat zendingen worden vastgehouden, in beslag genomen of geretourneerd.
Deze informatie is niet EU-breed voorgeschreven, maar kan wel vereist zijn op grond van landspecifieke uitvoering. Ze wordt gevraagd omdat:
Deze informatie is niet voorgeschreven door de Amerikaanse douane. Ze wordt echter gevraagd omdat:
PII delen met Zonos
Gebruik uw bestaande integratie. Voor IPC- of UPU-posten is geen nieuwe overeenkomst voor gegevensdeling nodig.
Waar PII naartoe gaat
Zonos deelt PII alleen met de autoriteiten die deze vereisen.
Hoe Zonos PII beschermt
Zonos verwerkt PII onder de maatregelen in zijn Privacybeleid en Trust Center.
Ontbrekende PII
Zonder de PII die de douane vereist, is de aangifte onvolledig en kan de zending niet worden ingeklaard.
CBP vereist dat douane-expediteurs verantwoord toezicht en controle uitoefenen, wat inhoudt dat zij de afzender kennen en hem kunnen bereiken. Posten kunnen deze gegevens rechtstreeks aan Zonos verstrekken, of Zonos kan deze informatie verzamelen via Verified Accounts en de Zonos-app.
Vragen
Neem contact op met support@zonos.com of uw Zonos-accountmanager.
Gerelateerde bronnen
Zonos
Overheid
Was deze pagina nuttig?